Disse ti retningslinjene for klarspråk tar for seg både hvordan vi tenker om tekst, og konkrete grep for formuleringer og setninger i tekstene våre.
Hva er den viktigste forutsetningen for å lykkes med å skrive klart?
Svaret er at vi må bli mer bevisste på tekstene vi skriver, og tørre å stille spørsmål ved dem.
Det første skrittet mot de gode tekstene er derfor å bli mer kritiske til måten vi «alltid» har skrevet på. Hvis tekstene våre skal bli bedre, må vi også ta oss bryet med å endre dem.
Ikke la plandokumenter, veiledninger, vedtakstekster, brev og skjemaer bare passere.
Vi skal fortsatt bruke malene og standardbrevene våre, men samtidig skal vi tenke etter og vurdere:
- ordene vi bruker
- måten vi lager setninger på
- hvordan vi strukturerer tekstene våre
- Hva er poenget med teksten din?
- Hva vil du at leseren skal vite eller gjøre etter å ha lest teksten din?
Dersom budskapet kommer tydelig fram, er det større sjanse for at leseren gjør det du forventer og ønsker. Da slipper du å bruke tid på å oppklare og forklare i etterkant.
Ved å være bevisst på hvem du skriver til, kan du tilpasse innhold og formuleringer slik at det passer for mottakeren.
Det er forskjell på om du skriver til en kollega, til et politisk utvalg eller til innbyggerne.
Vi må tenke på hva målgruppen har av kunnskap om saken fra før, og hvilke forutsetninger de har for å skjønne teksten.
Ikke alle kjenner til regelverket og fagordene vi bruker. Derfor må vi i mange tilfeller forklare både saken, regelverket og fagordene slik at folk forstår.
Bruk en hyggelig tone når du skriver.
Vær ikke redd for det personlige tonefallet
Hvis innbyggerne skal oppleve at vi er til stede for dem, må vi henvende oss direkte når vi skriver. Vi må tenke på at vi skal snakke med og ikke til mottakeren. For å gi teksten en mer imøtekommende og personlig tone bør vi bruke personord som du, dere, jeg, vi når vi skriver.
Hva bør du ikke skrive?
- Unngå så langt som mulig å omtale mottakeren din i tredjeperson. Du bør derfor ikke skrive for eksempel tiltakshaver, mottaker, søker, bruker, hjemmelshaver i brev til dine mottakere.
- Bruk heller ikke ubestemt pronomen (man og en) om din mottaker.
- Høflighetsformene De eller Dem som tiltaleform bruker vi ikke, fordi det er stivt og skaper avstand.
Hvem er avsenderen?
Det skal være lett å se hvem som er avsender av teksten.
Vi skal derfor introdusere Namsos kommune tidlig i teksten og bruke navnet når vi sier noe om kommunens rolle og oppgaver.
Videre i teksten er det greit å variere med vi .
Følger du disse rådene blir det enklere for mottakeren å forstå rollene i teksten – hva som er forventet av mottakeren, og hva mottakeren kan forvente av kommunen.
Eksempler
Begynn alltid med det som er viktigst for leseren, altså det som det er helt avgjørende at leseren får med seg. Det betyr at hovedbudskapet, for eksempel vedtaket i et vedtaksbrev, må komme først i teksten, etter en kort innledning som setter teksten inn i en sammenheng.
Faktagrunnlag, vurdering og informasjon om klagemuligheter er tekstdeler som kan komme senere i teksten.
- Ta bare med det som er relevant for leseren, og stryk resten.
- Du trenger ikke å sløse med ord og bokstaver.
- En kort uttrykksmåte er i regelen bedre enn en lang.
Ikke skriv: Idrettslaget er en trivselsfremmende faktor i relasjon til lokalmiljøet – når du like gjerne kan skrive: Idrettslaget skaper trivsel i bygda.
Gode overskrifter og mellomtitler
Tekstene våre blir lettere å orientere seg i hvis vi bruker informative overskrifter og flere mellomtitler. Gode overskrifter kan romme mye informasjon. Bruk derfor denne plassen til å gi mottakerne verdifull lesehjelp.
Bruk setninger og spørsmål i overskrifter
Overskrifter som bare består av ett stikkord, gir lite informasjon, så bruk gjerne setninger og spørsmål. Pass på å spisse overskriftene, og unngå tomme fraser som lett sniker seg inn i overskrifter, som i henhold til, vedrørende og angående.
Søkbare overskrifter
Vi må også ta hensyn til at overskriftene skal være søkbare/synlige i fagsystemene og på nettsidene våre. Det er også viktig at overskriftene vi bruker i politiske saker, er tydelige, selvforklarende og søkbare.
Gi leseren tydelig informasjon gjennom overskriftene eller mellomtitlene
Eksempler:
Bruk mellomtitler i alle type tekster
Mellomtitlenes oppgave er ikke bare å inspirere leseren til å lese avsnittet, de skal også hjelpe leseren til å finne fram til de mest relevante delene av teksten, og til å velge bort det som ikke er like interessant.
Mellomtitler er også en uutnyttet ressurs. Vi er vant til å bruke mellomtitler i rapporter og andre lengre tekster, men vi bør bruke mellomtitler i alle typer tekster – også i vedtak, brev og e-poster.
Presise, informative mellomtitler gjør godt både for oss som skriver, og de som skal lese teksten vår.
Skriv korte avsnitt
Det er også fint å bruke luft for å gjøre en tekst mer lesbar og mindre visuelt massiv. Lag avsnitt.
Få fram hvem som gjør hva
- Aktivt språk er lettere å lese.
- Passivt språk gjør at vi noen ganger har vanskelig for å skjønne hvem som skal gjøre hvilke oppgaver, og hvem som har ansvar for hva.
Ikke skriv: Søknaden behandles innen tre uker.
Skriv heller: Vi behandler din søknad innen tre uker.
Kommer roller og ansvar klart fram i setningen?
Eksempel:
Det kan være ok å bruke passive formuleringer når det ikke er viktig hvem som skal gjøre noe.
Ikke bli smittet av substantivsjuken
Når vi skriver, har vi lett for å gjøre verb om til substantiver, fordi det kan virke mer formelt eller saklig. Problemet er at det gjør språket tyngre og mer abstrakt – og dermed vanskeligere å forstå.
Et av de mest effektive grepene for å gjøre en tekst mer konkret er derfor å bruke verb i stedet for substantiver når vi uttrykker handling.
Se etter substantiv som slutter på -ing eller -else, og gjør dem om til verb.
Eksempler:
Unngå bruk av fremmedord
Vi har også lett for å bruke avanserte fremmedord som tilsynelatende har større tyngde enn begrepene fra hverdagsspråket. Dette kan gjøre at vi snakker litt over hodet på mottakerne og være med på å gjøre teksten komplisert og vanskelig å forstå.
Unngå forkortelser
Unngå forkortelser og skriv heller ord og navn helt ut. Dersom en forkortelse er hensiktsmessig, må du forklare hva den betyr første gang du bruker den i teksten.
Med kansellistil mener vi gammelmodig og oppstyltet språk.
Vi bør unngå kansellistil fordi
- den er tung og upersonlig
- skaper avstand
- kan virke nedlatende
- den kan gjøre budskapet vanskelig å forstå
Eksempler på ord du bør unngå:
Angående, beliggende, vedrørende, gjeldende, foreligge, medvirke, underrette, påregne
Bruk språkrådets kanselliste – der får du forslag til ord du heller bør bruke
Vi skal skrive oppdatert norsk, og unngå formuleringer som kan oppleves som fremmede. Vi vinner ofte mye på å lene oss mer mot måten vi uttrykker oss muntlig. Vi må også unngå lange og kompliserte setningsstrukturer.
Husk å sette punktum
- Skriv korte setninger
- En leservennlig setning har sjelden mer enn 20–25 ord
Mange irriterer seg over «forhold-ismen», og upresise og vage uttrykk som «i forhold til» og «fokus» stiller seg lett i veien for et klart og tydelig språk.
«I forhold til» betyr «sammenliknet med» og skal derfor egentlig bare brukes ved sammenlikninger, for eksempel her: «Denne andelen har økt med 5 prosent i forhold til i fjor.»
Vi kan også gjerne «fokusere» på noe, men uttrykket «fokus» blir problematisk og ulogisk når vi snakker om «stort fokus», «bredt fokus», «utvidet fokus» og lignende.
Så hvis det ikke er det vi mener, kan disse uttrykkene byttes ut med mer presise formuleringer, eller vi kan skrive om setningen.
Hvis vi bruker moteuttrykkene mindre, oppnår vi også et mer variert språk i tekstene våre.
Les teksten høyt for deg selv. Det du ikke klarer å si, bør du heller ikke skrive.
Det kan også være lurt å involvere flere i skriveprosessen. Det er lett å se seg blind på egen tekst.
Få en kollega til å lese gjennom teksten din før du sender den, og særlig hvis du er i tvil om en formulering er forståelig.
Et nytt blikk der vi er «på parti med leseren», vil som regel gjøre en tekst bedre.