Fra 20. juli 2018 ble det ny personvernlovgivning (også kalt GDPR) i Norge. Dette medfører at personvernlovgivningen nå er lik i hele Europa. Loven gir deg som innbygger rett til selv å bestemme hvordan dine personoplysninger skal behandles og hvem som skal få tilgang til dine personopplysninger.

Det er strengere krav til dokumentasjon og risikovurderinger for virksomheter og de registrertes rettigheter er på flere områder styrket.

De nye reglene innebærer blant annet:

• Mer åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Den som ber om samtykke til å bruke opplysninger skal gi klar og tydelig informasjon om hvordan personopplysningene skal brukes.
•  Bruk av personopplysninger skal begrunnes og begrenses. Det vil ikke være lov å samle inn eller lagre personopplysninger man ikke trenger. Opplysninger som det ikke lenger er behov for, skal slettes.
•  Uriktige eller ufullstendige opplysninger skal rettes.
•  Under visse betingelser kan man ha en rett til å ta med seg personopplysninger fra en virksomhet til en annen.
•  Den enkelte får i visse tilfeller en rett til å protestere mot behandling av sine personopplysninger.
•  Den enkelte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser om ham eller henne basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger.
•  Den enkelte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser om ham eller henne basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger.
•  Det blir adgang til å ilegge et betydelig høyere gebyr ved overtredelse av reglene

Ansatte i Namsos kommune plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg. Dette gjelder også andre opplysninger som skal hemmeligholdes av hensyn til ditt personvern. I enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Namsos kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

Dersom Namsos kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene. (f.eks. ved spørreundersøkelser)

For at Namsos kommune kan levere kommunale tjenester og ytelser til deg som innbygger er det nødvendig å behandle personopplysninger. Det gjelder også i relasjon til kommunens ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

• Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
• Ny personopplysningslov utfyller personvernforordningen (GDPR) på enkelte område
• Offentleglova  med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet. 
• Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.
• Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.
• Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen
• Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.

Andre aktuelle lover som gir adgang for kommunen til å behandle personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver:

• Kommuneloven
• Arbeidsmiljøloven
• Barnevernloven
• Sosialtjenesteloven
• Helse- og omsorgstjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Helseregisterloven
• Folketrygdloven
• Nav-loven
• Regnskapsloven
• E-kom loven

Samtykke

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger.  Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å kontakte Dokumentsentret i Namsos kommune.

Namsos kommune henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra kommunen.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, Nav eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse annen type informasjon når du eksempelvis søker om en tjeneste eller ytelse.

Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal opplyse deg om dette i forbindelse med at du eksempelvis søker kommunen  om en tjeneste eller ytelse. 

• Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
• Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
• Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
• Helseopplysninger som diagnose, medisiner
• Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbyggeren benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.

Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger

Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via kontaktskjema på hjemmesiden vår, papirskjema og elektroniske skjema. Opplysningene arkiveres i riktig sak- og arkivsystem og dette gjør kommunen i stand til å utføre saksbehandlingen av din henvendelse.

Namsos kommune ønsker å gi innbyggerne et digitalt svar på henvendelsene som sendes inn. Det krever at vi må være sikre på at mottaker er rett person. Du blir derfor bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Alle personopplysninger vil bli behandlet fortrolig og vil utelukkende bli brukt til saksbehandling av saken innsendelsen gjelder. Fødselsnummer vil aldri vises på offentlig tilgjengelige dokumenter.

Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen.

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig behov får tilgang til opplysningene om deg. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi revurderer våre rutiner periodisk slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette grundig opp.

Sikkerhetsorganisasjon

Sikkerhetsorganisasjonen er betegnelsen på det organisatoriske apparat i kommunen som forvalter og styrer arbeidet med sikker informasjonsbehandling. Sikker informasjonsbehandling er at alle personopplysninger og behandling av disse, jfr. lov om behandling av personopplysninger §2 og §3, skjer i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

Kommunedirektøren er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles og skal påse at bestemmelsene i personopplysningsloven og dennes forskrift blir fulgt. Kommunedirektøren har delegert behandlingsansvaret for personopplysningene til assisterende kommunedirektør. Assisterende kommunedirektør har delegert behandlingsansvaret videre til kommunalsjefene som er behandlingsansvarlige for personopplysningene som behandles i respektive fagområde. Den behandlingsansvarlige plikter å føre oversikt over hvilke personopplysninger vedkommende har ansvar for, og bruken av disse. Det skal være utarbeidet en oversikt over hvilke opplysninger som oppbevares, hva opplysningene benyttes til, hva innholdet er. 

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene. Alle ansatte i kommunen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles. 

Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

• uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
• opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de
• opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. I noen tilfeller, for eksempel når vi deler informasjonen med en leverandør som håndterer personopplysninger på vegne av kommunen, kan data i visse tilfeller lagres i et tredjeland. I slike tilfeller er beskyttelsesnivået garantert enten ved beslutning fra EU-kommisjonen om at det berørte landet sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller ved bruk av såkalte passende beskyttelsesforanstaltninger, for eksempel godkjent adferdskodeks i mottakerlandet, EU-modellklausuler eller Privacy Shield.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som er vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Du har rett til innsyn

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Ta kontakt med dokumentsentret hvis du ønsker innsyn.

Kontaktinformasjon:

Dokumentsentret, JØA
Adresse: Stavarvegen 2, 7856 JØA
E-post: postmottak@namsos.kommune.no
Tlf. 74 21 71 00

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg.

Du har rett til å få korrigert opplysningene dine dersom de ikke er korrekte

• Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men dersom du selv oppdager at noe er feil ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan korrigere informasjonen.

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet

• Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven. 

Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv

• Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.

Du har rett til innsigelse

• Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format

• Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Rett til å klage til Datatilsynet

• Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

• Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

• Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

• Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

Dersom du har spørsmål om behandling av personopplysninger ber vi deg ta kontakt med personvernombudet i Namsos kommune:

Venche Myrvik
venche.myrvik@namsos.kommune.no
Tlf. 97 66 30 74​​​​​​​

Ingen av tjenestene tilknyttet våre nettsider krever at man oppgir sensitiv informasjon, men enkelte tjenester på nettsidene ber om navn, e-postadresse og andre opplysninger. Slike opplysninger brukes kun til det aktuelle formålet, og vil ikke bli levert videre eller brukt i andre sammenhenger.

Merk for øvrig at all korrespondanse med kommunen som regel er offentlig. 

Innsynsretten i kommunens dokumenter er forankret i Offentlighetsloven.  Se også veileder til offentligloven.

Webanalyse

Namsos kommune samler inn opplysninger om besøkende på nettstedet med verktøyet Google Analytics 4. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet vårt. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er: Hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Ansvarlig for nettsiden og kommunens Facebookside

• Ansvarlig redaktør: Kommunedirektør
• Kommunens kommunikasjonsteam er redaksjon for sidene.
• Tilbakemeldinger om nettsidene og sosiale medier sendes til Kristin N. Grindberg og Ole Morten Melgård

Namsos kommune benytter informasjonskapsler – såkalte «cookies» – der dette er formålstjenlig, men aldri i den hensikt å kartlegge enkeltbrukeres bruksmønster eller annen informasjon som vil kunne krenke personvernet.

Informasjonskapslene benyttes entydig for å tilpasse tjenestene slik at brukerne opplever en bedre brukeropplevelse, f.eks. ved at nettsiden husker tidligere brukerinnstillinger gjort på siden, slik som valgt språk eller båndbredde.

Det er sikkerhetsmessige svakheter ved bruk av e‐post. Namsos kommune har derfor innført automatiske rutiner for viruskontroll av e‐post. Det betyr at din e‐post vil kunne bli stoppet automatisk. Skjer dette, og du har sendt en henvendelse til oss, ta kontakt for eksempel på telefon.

Vår e‐postadresse postmottak@namsos.kommune.no kan benyttes til enkle spørsmål og henvendelser, og besvares hovedsakelig fortløpende med svar per e‐post. Det samme gjelder Namsos kommunes kontaktskjema på internett, som i praksis sender en e‐post til Namsos kommune med de opplysninger du selv velger å legge inn. 

Saker som krever saksbehandling, eller som er arkivverdig i henhold til arkivloven, blir registrert som egen sak. Vær oppmerksom på at bruk av e‐post og åpne skjema på internett har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger med e‐post eller via internettskjema/kontaktskjema.  Sensitive eller fortrolige opplysninger skal sendes som digital post til kommunen.