Visma Flyt skole

Foresatte logger inn i Visma Flyt Skole med ID-porten. Elever og ansatte logger inn med Feide.

Personverkerklæring – Visma Flyt Skole

Denne personvernerklæringen redegjør for Namsos kommunes behandling av personopplysninger i appen Visma Flyt Skole.

For en sikker og trygg dialog med hjemmet bruker skolene i Namsos kommune Visma Flyt Skole som felles kommunikasjonsform med hjemmet. Visma Flyt Skole er fortrinnsvis ment for generell informasjon av praktisk art om skolehverdagen.

Behandlingsansvarlig

Namsos kommune er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger i Visma Flyt Skole.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Innlogging i appen skjer via ID-porten. Det gjøres da oppslag mot administrasjonsløsningen, som innhenter opplysninger fra folkeregisteret. Foresatte og foresattes barn hentes dermed automatisk inn i Visma Flyt Skole.

I administrasjonsløsningen ligger følgende informasjon:

• Kontaktopplysninger til foreldre: Navn, telefonnummer, e-post adresse, fødselsnummer.
• Kontaktinformasjon om barnet: Etternavn, fornavn, fødselsato, kjønn, adresse, skole, startdato, målform, trinn, klassegruppe, kontaktlærer, nasjonalitet.
• Når appen ble aktivert og når den sist var i bruk.
• Om en foresatt sin tilgang er sperret eller ikke.
• Oversikt over sine barn, barns klasse og grupper.
• Status på SFO opphold og søknader.
• Faktureringer for SFO.
• Kommentarer SFO tilstedeværelse.
• Barnets terminkarakterer, standpunkt- og eksamenskarakterer.
• Barnets fravær og fraværsgrunn.
• Barnets halvsårsvurdering og underveisvurdering.
• Barnets dokumenter.
• Barnets samtykker.
• Barnets skjema(spørreundersøkelser).

I selve appen ligger følgende informasjon

• Meldingsdialog med skolen.
• Meldt fravær, melde fravær.
• Timeplan.
• SFO: opphold, tilstedeværelse, legge til merknad, se merknad fra SFO.

Behandling og formål

• Lagring og bruk av opplysninger i administrasjonsløsningen er for å kunne levere grunnskoleopplæring, følge opp fravær, og ha et system på karakterer og vurderinger
• Henting av informasjon fra folkeregisteret skjer for å sikre tilganger i appen, samt for å sikre at vi har riktige opplysninger om foresatte og barn
• Vi bruker og innhenter opplysningene i appen til kommunikasjon med foreldre om skolehverdagen og praktisk informasjonsutveksling etter behov, særlig knyttet til praktiske behov, barnets tilstedeværelse på skolen og timeplan
• Visma bruker opplysningene til videreutvikling, oppdatering, feilsøking og feilretting for å opprettholde og forbedre tjenesten
• Informasjon knyttet til SFO er nødvendig for å kunne levere og fakturere tjenesten

Lovgrunnlag

Vi innhenter opplysninger fra folkeregisteret for å oppfylle lovpålagte tjenester som angitt i Opplæringsloven og særlig bestemmelsene i §§1-1, 1-3 og 2-1, jf. GDPR artikkel 6 bokstav c.

Barnehagen kan behandle blant annet helseopplysninger i appen for å oppfylle lovpålagte oppgaver, jf. Våre plikter etter opplæringsloven og GDPR artikkel 9. Vi anser at det er nødvendig for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver at vi har oversikt over når barna er syke, slik at dette kan følges opp ved behov.

Behandling av personopplysninger i Visma Flyt Skole er for øvrig basert på at Namsos kommune skal oppfylle sine rettslige forpliktelser til å tilby skoleplass og imøtekomme kravene til grunnskoleopplæring, informasjon til og kommunikasjon med foreldre som beskrevet i opplæringslova (GDPR artikkel 6 bokstav c)

I tillegg er det nødvendig å samle informasjon om hvem som har plass i SFO, søknader og fakturering for å oppfylle kontrakten mellom Namsos kommune om levering av skolefritidsordning(SFO), jfr. GDPR artikkel 6 bokstav b.

Bruk av opplysninger til videreutvikling, oppdatering, feilsøking og feilretting er nødvendig for å opprettholde og forbedre appen, og hjemmelsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 bokstav b.

Deling

- Vi deler informasjonen med vår leverandør Visma. For å regulere og sikre denne behandlingen er det inngått databehandleravtale.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som er vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven. Informasjon fra appen begrenses og skjules når barnet slutter i skolen.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Ta kontakt med dokumentsentret hvis du ønsker innsyn.

Kontaktinformasjon:

Dersom du har spørsmål om behandling av personopplysninger, ber vi deg ta kontakt med personvernombudet i Namsos kommune:

Venche Myrvik

Tlf. 74 21 71 00 E-post: postmottak@namsos.kommune.no Besøksadresse: Abel Margrethe Meyers gt 12, Namsos samfunnshus Postadresse: Stavarvegen 2, 7856 JØA

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg.

Du har rett til å få korrigert opplysningene dine dersom de ikke er korrekte

Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men dersom du selv oppdager at noe er feil ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan korrigere informasjonen.

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv

Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.

Du har rett til innsigelse.

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format.

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

Veiledning Visma Min Skole app - foresatte

Logg inn i Visma Flyt Skole

Dette gjør du i Visma Min Skole-appen:

• Sende/motta meldinger 
  • Til kontaktlærer
  • Skoleadmin
  • SFO-admin/SFO-gruppeansvarlig
  • Fra skolen
    • varsler og beskjeder
    • til deg som medlem av sammensatt gruppe
• Registrere fravær
• SFO Tilstedeværelse
  • Se registrere opphold
  • Se og sende merknader
  • Innsjekk/utsjekk SFO
• Besvare digitale skjema (dersom skjema er publisert med intern melding)
• Se egen e-post/mobilnr.

Last ned Visma - Min skole for Android

Last ned Visma - Min Skole for Apple