Behandlingsansvarlig
Namsos kommune er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger i Min Barnehage.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Innloggingen skjer via ID-porten. Det gjøres da oppslag mot administrasjonsløsningen, som innhenter opplysninger fra folkeregisteret, kontantstøtterapportering og Basil (rapporteringssystem fra utdanningsdirektoratet). Foresatte og foresattes barn hentes dermed automatisk inn i Min Barnehage.
I administrasjonsløsningen ligger følgende informasjon
- Informasjon om barnet: kontaktinformasjon som navn, kjønn, adresse, telefon, språk, fødselsnummer, familie og nettverkstilknytning etc.
- Foresatt informasjon: kontaktinformasjon som navn, adresse, telefon, fødselsnummer, daglig omsorg, foreldreansvar, hvorvidt den ansatte er barnets hoved- eller sekundæradressat, epostadresser, lønnsopplysninger etc.
- Plasstilhørighet
- Profilbilde på barnet
Oppslaget gjøres for å gi foresatte tilgang til sine barn i appen.
I Min Barnehage behandler vi følgende personopplysninger
- Navn på barn og foreldre.
- Barnets bursdagsdato legges ut når barnet har bursdag.
- Dagbok: Her skrives generelt om dagen i dag, det kan legges ut bilder av barn.
- Beskjeder: Her legger vi ut for eksempel påminning om foreldremøter, referat fra foreldremøter, månedsplan og lignende.
- Samtale: Direkte dialog mellom foreldre og barnehagen om det spesifikke barnet. Inneholder i all hovedsak praktiske beskjeder.
- Fravær: Her registreres om barnet er borte og grunnen til det.
- Kalender: Generell info om det som skjer i barnehagen, enten hele eller deler.
- Sovelister: Her registrerer vi når og hvor lenge ditt barn sover, samt dato.
- En oversikt over dine samtykker.
- Profilbilde på barnet.
Behandling og formål
- Kontaktinformasjon, fødselsnummer familie og lønnsopplysninger er nødvendige for å drifte og fakturere for barnehagetjenestene.
- Lagring av opplysningene i appen skjer for å kunne benytte dem til de forskjellige formålene.
- Henting av informasjon fra folkeregisteret og enhetsregisteret skjer for å sikre tilganger i appen.
- Vi bruker og innhenter opplysningene i appen til kommunikasjon med foreldre om barnehagehverdagen og praktisk informasjonsutveksling etter behov.
- Vi legger ut opplysninger som informasjon til foreldre for å opplyse om hva barna har gjort denne dagen, soving, samt foreldremøter og lignende.
- Visma bruker opplysningene til videreutvikling, oppdatering, feilsøking og feilretting for å opprettholde og forbedre tjenesten.
Lovgrunnlag
Bilder av barn legges ut etter samtykke fra den foresatte (Personopplysningsloven artikkel 6 bokstav a). De andre foresatte i gruppen kan da også se bildene av ditt barn. Det er mulig å ta skjermbilde av bildene som legges ut i appen.
Vi innhenter opplysninger fra folkeregisteret for å oppfylle lovpålagte oppgaver, jf. Barnehageloven § 47 og GDPR artikkel 6 bokstav c.
Barnehagen kan behandle blant annet helseopplysninger i appen for å oppfylle lovpålagte oppgaver, jf. Barnehageloven § 47 a og GDPR artikkel 9. Vi anser at det er nødvendig for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver at vi har oversikt over når barna er syke.
Behandling av personopplysninger i Min Barnehage er for øvrig basert på at Namsos kommune skal oppfylle sine rettslige forpliktelser til å tilby barnehageplass og imøtekomme kravene til barnehageordningen, informasjon til og kommunikasjon med foreldre som beskrevet i barnehageloven § 1. (GDPR artikkel 6 bokstav c) I tillegg er det nødvendig å ha en rekke opplysninger for å oppfylle kontrakten mellom Namsos kommune om levering av barnehagetjenester, blant annet fakturering.
Bruk av opplysninger til videreutvikling, oppdatering, feilsøking og feilretting er nødvendig for å opprettholde og forbedre appen, og hjemmelsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 bokstav b.
Deling
Vi deler informasjonen med vår leverandør Visma. For å regulere og sikre denne behandlingen er det inngått databehandleravtale.
Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som er vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.
Dine rettigheter
Du har rett til innsyn
Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Ta kontakt med dokumentsentret hvis du ønsker innsyn. Send digital post til kommunen her.
Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål om behandling av personopplysninger, ber vi deg ta kontakt med personvernombudet i Namsos kommune. Kontaktinformasjon finner du nederst på denne siden.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg.
Du har rett til å få korrigert opplysningene dine dersom de ikke er korrekte
Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men dersom du selv oppdager at noe er feil ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan korrigere informasjonen.
Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet
Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.
Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv
Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.
- Du har rett til innsigelse.
- Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.
- Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format.
Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.
Rett til å klage til Datatilsynet
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no
Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis
Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.
Partsinnsyn etter forvaltningsloven
Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.
Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven
Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.
Veiledning til Foresattappen - Min Barnehage (DOCX, 27 MB)