Formål
Namsos kommune skal legge til rette for forsvarlig varsling, gjennom varslingsrutine som er kjent for alle ansatte.
- Nærmeste leder er ansvarlig for at alle ansatte i Namsos kommune gjøres kjent med at det er ønskelig og trygt å varsle om kritikkverdige forhold i Namsos kommune
- Namsos kommune skal få kjennskap til kritikkverdige forhold, og dermed mulighet til å sørge for at disse opphører
- De som varsler skal beskyttes mot gjengjeldelse
Innledning og virkeområde for rutine
Rutine og retningslinjer er utarbeidet gjennom samarbeid mellom arbeidsgiver, tillitsvalgte og vernetjenesten.
Varsling er at en arbeidstaker sier ifra om mulige kritikkverdige forhold på egen arbeidsplass, til noen som har mulighet til å gjøre noe med forholdet. (Arbeidstilsynet)
Rutinen er hjemlet i nye lovbestemmelser om varsling i Arbeidsmiljølovens Kapittel 2A som lovfester retten til å varsle om kritikkverdige forhold og som gir arbeidstakeren vern mot gjengjeldelse.
Varsleren skal gis stor grad av fortrolighet og anonymitet og gis trygge rammer for varsling. Dette innebærer at varsler er kjent kun for en avgrenset gruppe. Dersom det som følge av en varsling, oppstår vitneplikt i retten, vil vitneplikten gå foran eventuelt løfte om fortrolighet/anonymitet. Rutinen gjelder for alle ansatte i Namsos kommune.
Rett/plikt til å varsle
Som arbeidstaker har du rett til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.
Kritikkverdige forhold er for eksempel:
- Brudd på lov, interne regler/retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer og regler
- Forhold som kan medføre fare for liv og helse
- Mobbing og trakassering
- Korrupsjon
- Maktmisbruk
- Underslag, tyveri og økonomiske misligheter
- Brudd på taushetsplikt
- Diskriminering
I enkelte tilfeller har man også en plikt til å varsle, jfr. arbeidsmiljølovens § 2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt. Dette gjelder dersom man som arbeidstaker får kjennskap til at det foregår trakassering, diskriminering og feil eller mangler som kan føre til fare for liv og helse. Varsling i samsvar med varslingsplikten vil alltid være forsvarlig og lovlig.
Vern mot gjengjeldelse
Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler er forbudt, jfr. Arbeidsmiljøloven 2 A-4. Dette betyr at alle former for negative handlinger som følge av eller som en reaksjon etter varsling, er forbudt. Dersom en arbeidstaker blir utsatt for gjengjeldelse fra arbeidsgiver etter forsvarlig varsling, kan arbeidstakeren kreve erstatning.
Varslingskanaler
Ansatte i Namsos kommune står fritt til å velge hvordan man vil varsle. Det er i utgangspunktet ingen formkrav til varslet. Det er generelt et ønske om at kritikkverdige forhold blir løst på lavest mulig nivå, det oppfordres derfor til fortrinnsvis å melde fra til:
- Den det gjelder
- Nærmeste leder
- Tillitsvalgt eller verneombud
- Overordnet ledelse
- Varslingsutvalget
Alternativt kan varsling meldes direkte til Namsos kommunes varslingsutvalg (se punkt 7). Varslingsutvalget består av kommunalsjef for personal og organisasjon, samt personalsjefen. Varslingsutvalget vil ved behov innhente juridisk bistand fra KS advokatene. Ansatte kan levere skriftlig brev eller be om samtale med utvalget.
Gjelder varselet den øverste administrative leder, rådmannen, vil alle under rådmannsnivå bli inhabil. Varslingen sendes da direkte til ordfører. Ordfører retter forespørsel om bistand i form av setterådmann til en aktuell kommune. Eventuell setterådmann godkjennes av kommunestyre.
Roller
Arbeidsgiver
Arbeidsgiver har ansvar for å legge til rette for varsling, utarbeide rutiner for varsling og håndtere varsling. Arbeidsgiver har også ansvar for å verne varslerens identitet og sørge for at varsleren og den det varsles om har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Når arbeidsgiver mottar et varsel og skal håndtere dette, har han eller hun plikt til å
- undersøke og vurdere habiliteten til dem som behandler varselet
- sikre konfidensialitet og taushetsplikt i prosessen
- ivareta prinsippet om kontradiksjon (retten til å presentere sin side av saken)
Den som varsler
Arbeidstakere som varsler, er ofte ikke part i saken. I en varslingssak er det kun den eller de som varslingen retter seg mot, eller den saken direkte gjelder, som er part i saken. Den som varsler har dermed ikke rett til innsyn i hvordan arbeidsgiver håndterer saken. Den som varsler kan be om informasjon om varselet blir håndtert, men ikke informasjon om selve saksbehandlingen.
Den eller de det varsles om
Den eller de det varsles om, har etter personvernlovgivningen rett til å få innsyn i påstandene om seg, både om det kritikkverdige forholdet og andre personopplysninger som er samlet. Innsyn skal gis så snart som mulig etter at varslingen har funnet sted og senest innen én måned. Siden varsleren har rett til å være anonym, har ikke den det er varslet om rett til innsyn i varslerens identitet.
Tillitsvalgte
Ved varsling er tillitsvalgtes rolle å hjelpe arbeidstakere som varsler. Tillitsvalgte kan for eksempel drøfte saken med varsleren i forkant av beslutningen om å varsle, vurdere framgangsmåten, være samtalepartner, gi råd og bistå i møter med ledelsen og andre involverte parter. Tillitsvalgte kan også varsle på vegne av varsleren. En slik framgangsmåte gjør det mulig for varsleren å være anonym overfor arbeidsgiver. Varsleren varsler via tillitsvalgt som har som ansvar å videreformidle varselet. Tillitsvalgte er ikke part i saken og skal ikke saksbehandle varselet.
Verneombud
Verneombudet er en lovpålagt ordning som skal ivareta arbeidstakeres interesse i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet har varslingsplikt for kritikkverdige arbeidsmiljøforhold som
- trakassering og diskriminering
- skade og sykdom
- ved fare for liv og helse
I tillegg til at verneombudet har varslingsplikt ved kjennskap til disse forholdene er det også mulig å varsle via verneombudet ved andre kritikkverdige forhold. Varsleren varsler da via verneombud som har som ansvar å videreformidle varselet. Verneombudet er ikke part i saken og skal ikke saksbehandle varselet.
Arbeidsmiljøutvalg
Arbeidsmiljøutvalget (AMU) har vanligvis ikke en rolle i konkrete varslingssaker. AMU har likevel en viktig rolle i å utforme, implementere og evaluere virksomhetens arbeid med varsling og varslingsrutiner. AMU bør orienteres om antall varslingssaker, hvilke kritikkverdige forhold disse sakene gjelder og hvordan sakene blir håndtert og løst.
Varslets innhold
Arbeidsmiljøloven stiller krav om forsvarlig varsling. Forsvarlighetskravet tolkes ikke strengt, det vil si at det i utgangspunktet skal være en lav terskel for å varsle. Det avgjørende er om arbeidstaker har vært i aktsom god tro om sannheten i det som framsettes. Hva som er en forsvarlig fremgangsmåte, avhenger av en konkret og skjønnsmessig helhetsvurdering. Dersom man ønsker å varsle muntlig, har man mulighet til å ha med seg tillitsvalgt eller annen tillitsperson i møte.
Det er viktig at varslet inneholder så konkret beskrivelse av hendelse/situasjonen som det varsels om som mulig. Mottaker av varslet trenger tilstrekkelig informasjon til å starte en undersøkelse av saken.
Gi i varslet gjerne informasjon om følgende:
- Ditt fulle navn og arbeidssted
- Dato
- Hvilken avdeling i kommunen gjelder varslet for
- Når skjedde forholdet det varsles om, og så konkret som mulig hva som har skjedd
- Prøv å svar på følgende spørsmål – hva, når, hvem og hvordan.
- Prøv å skille mellom det du vet, og det du tror
- Hvordan har du fått kjennskap til det du varsler om
- Hvem andre er kjent med dette, gi gjerne navn på andre du mener kan bidra med opplysninger i saken
Anonym varsling
Det er i utgangspunktet ønskelig at varsling skjer uten anonymitet, da det vil bidra til å få saken best mulig opplyst. Anonyme varslinger kan også skape mistro og svekket tillit på arbeidsplassen.Dersom man som varsler ønsker å være anonym, kan man melde anonymt gjennom å sende brevuten opplysninger om avsender, e-post fra kryptert e-postadresse eller ringe fra hemmelig nummer.
Et anonymt varsel som ikke er tilstrekkelig opplyst til at mottaker av varselet kan foreta forsvarlig saksbehandling vil måtte avvises.
Varslingsutvalgets mandat
- Vurder om varslingen er i tråd med Arbeidsmiljøloven 2 A-1
- Vurdere behov for ekstern bistand
- Vurder videre oppfølging, herunder blant annet om det er hensiktsmessig at varslet følges opp av leder, eller eksterne
Skal informere kommunalsjef på aktuelt fagområde
Dersom aktuelt ut ifra varslets innhold – følg opp med samtaler/undersøkelser
Rapportere til AMU
Behandling av varsel
Varsling, varslingssaker og varslingsprosesser kan forløpe svært ulikt. Arten og omfanget av det kritikkverdige forholdet vil påvirke hvordan situasjonen utvikler seg og dermed også håndtering/oppfølging av varsel.
Varslers identitet skal i utgangspunktet ikke gjøres kjent for den det varsles om. Ut fra varslets karakter, og videre saksgang, kan det imidlertid bli nødvendig å gjøre varslers identitet kjent for den som er påvarslet, dette gjelder for eksempel når saker kommer til behandling i rettssystemet.
Varsling skal alltid behandles konfidensielt. Etter personvernregelverket er arbeidsgiver forpliktet til å holde identiteten til varsleren og den eller de det varslet om konfidensielt under hele prosessen. Identiteten til varsleren og opplysninger i saken skal ikke være kjent for flere enn strengt nødvendig. Før arbeidsgiver undersøker varslet må arbeidsgiver vurdere hvem som skal involveres, og eventuelle habilitetsspørsmål må avklares.
Rett til kontradiksjon – den som beskyldes for kritikkverdige forhold skal få anledning til å komme med sin versjon av saken.
Dersom det er leder som mottar varsel, skal denne rådføre seg med kommunalsjefen for fagområdet og varslingsutvalget om eventuelle tiltak og sanksjoner på bakgrunn av varsel. Leder skal sende informasjon om sak og utfall til varslingsutvalget. Dette via å sende lenke til opprettet sak i ePhorte. Dersom det er varslingsutvalget som utreder saken, skal det legges fram forslag til tiltak for kommunalsjef for det aktuelle området, som avgjør hvordan saken følges opp videre.
Tilbakemelding til varsler – den som varsler skal motta en bekreftelse fra arbeidsgiver om at varsel er mottatt, og en forventningsavklaring på videre prosess. Den som varsler er oftest ikke part i saken, i en varslingssak er det kun den eller de det varsles om, eller den saken direkte gjelder, som er part i saken. Når arbeidsgiver har fått belyst saken tilstrekkelig må det tas en beslutning – har det funnet sted kritikkverdige forhold? Arbeidsgiver må dermed vurdere hvilke tiltak/sanksjoner/reaksjoner som er nødvendig og iverksette disse.
Lukk saken og informer berørte parter – arbeidsgiver må vurder hvem, som skal ha tilbakemelding om at saken er behandlet og avsluttet. Arbeidsgivers omsorgsansvar skal følges opp både i forhold til varsler, den det varsles om, og eventuelt arbeidsmiljøet. Hvordan dette gjøres på en god måte, må vurderes i hvert enkelt tilfelle.
Evaluering – arbeidsgiver gjennomfører i etterkant av en varslingsprosess evaluering med de involverte som har jobbet med saken for læring. Det skal også foretas vurdering av om det er behov for justeringer av varslingsrutinen.
Dokumentasjon
Dokumentasjon i saken skal arkiveres i kommunens arkivsystem ePhorte.
- Saken skal legges inn som D-sak (tilgangskode - sensitiv personalsak)
- Overskriften på mappen som opprettes skal være “Varslingssak - Ola Nordmann” (navn skjermes mot innsyn).
Ansvarlig for dokumentasjon er den som til enhver tid er ansvarlig for behandlingen av varslingssaken. Leder er ansvarlig for dette når leder mottar varsel, og varslingsutvalget er ansvarlig i de tilfeller saken behandles av varslingsutvalget.
Revidering og opplæring i rutine
- Arbeidsgiver skal sørge for årlig revidering av rutine.
- Arbeidsgiver skal sørge for årlig opplæring av rutine.
Arbeidsmiljøloven