Hvorfor skal et dokument være universelt utformet?

Alle dokumenter som skal leses på nett må være universelt utformet sånn at informasjonen er tilgjengelig for alle, uavhengig av fysiske eller kognitive evner.

Tilgjengelighet handler om tekniske grep for å for eksempel gjøre dokumenter lesbar av skjermleser. Universelt utformet handler også om forståelig språk, oversiktlig struktur, gode fargekontraster med mer. Alle har fordel av at et dokument er universelt utformet.

Ansvaret for universell utforming ligger hos den som eier dokumentet. Det betyr at enheten der du jobber har ansvar for at dokumentet er universelt utformet før dere sender det fra dere.

Hvordan oppfyller du kravene til universell utforming?

Lag et godt grunndokument i Word

Det er mye enklere å universelt utforme et dokument mens du lager det enn å prøve å fikse det i etterkant.

Noen av de viktigste tingene du må huske når du lager et universelt utformet dokument er at

• alle overskriftene er formatert riktig med «stiler» i Word og har rett hierarki (overskrift 1, så 2 osv.) 
• teksten har klart språk
• alle lenkene beskriver godt hva det er du lenker til
• riktig bruk av tabeller
• alle bilder, illustrasjoner og grafer har en alternativ tekst, som beskriver bildet for en som ikke kan se det

Tilgjengelighetskontroll

Før du sender eller deler filen, så sjekk en siste gang at alt er på plass. Tilgjengelighetskontrollen i Word sjekker mye for deg, men ikke alt. Når du bruker tilgjengelighetskontrollen får du opp en liste over feil, advarsler og tips med anbefalinger for hvordan du kan løse hver enkelt feil. 

Forbedre tilgjengelighet med Tilgjengelighetskontroll

Universelt utformet PDF

Med utgangspunkt i et godt grunndokument er det mulig å lage en universelt utformet PDF. De fleste dokumenter som publiseres som PDF, er laget i et annet format først. Blant de vanligste programmene for dette er Word og InDesign. Det blir derfor viktig at dokumentene er universelt utformet i disse programmene først, før de konverteres til PDF.

Skal dokumentet ditt på nett?

Hvis dokumentet du lager skal på nett, må du først vurdere om det kan lages som nettside. Tekstdokumenter skal først og fremst legges ut i nettsideformat (HTML), men hvis det er en grunn til at innholdet ikke kan legges ut som universelt utformet nettside, så skal det legges ut som PDF.  

Poenget er at informasjonen på nettstedet skal finnes i en tilgjengelig versjon slik at de som bruker hjelpemidler kan forstå innholdet i dokumentene. 

Trenger du hjelp og veiledning?

Hvis du trenger en innføring eller oppfriskning i hva du må huske på og hvordan du gjør det i praksis, kan du se gjennom dokumentveiledningen til Digitaliseringsdirektoratet (uutilsynet.no). Den viser deg hvordan du enkelt kan universelt utforme dokumentet ditt.

• Dokumentveiledningen til Digitaliseringsdirektoratet (uutilsynet.no).
• Ulike dokumenttyper (uutilsynet.no)
• På UU-tilsynets nettsider finner du en veiledning til hvordan du kan lage en universelt utformet PDF.
• Gjøre Word-dokumenter tilgjengelige for personer med funksjonshemninger - microsoft.com

Webredaksjonen kan også gi veiledning. Ta kontakt med oss: webredaksjon@namsos.kommune.no

Forskrift om universell utforming av IKT-løsninger stiller krav om at nettsider må oppfylle 35 av 61 suksesskriterier i standarden Retningslinjer for tilgjengelig webinnhold (WCAG) 2.0.

• Retningslinjer for tilgjengelig webinnhold (WCAG) 2.0
• Hos Digitaliseringsdirektoratet finner du en veiledning med eksempler og løsningsforslag for å møte lovkravene. 

Tekst i bilder

• Tekst i bilder blir utilgjengelig for alle som ikke klarer å se bildene klart nok, eller ikke kan se dem i det hele tatt.
• Noen ganger kan grafiske modeller være kjekke å bruke for å illustrere statistikk eller lignende. Det er helt greit - så lenge den samme informasjonen også er gjengitt som tekst. 

Utforming av tabeller

• Prøv å unngå å bruke tabell.
• Hvis du må bruke tabell, så bruk tabellverktøyet som ligger under "rediger" i toppmeny i publiseringsverktøyet til ACOS.
• Ikke bruk tabell i editor, den er ikke responsiv.
• Opplesingen av tabellen blir en unødvendig forvirrende opplevelse for brukeren hvis vi ikke formaterer riktig.

For mer informasjon om utforming av ulike tabeller, se på Difis løsningsforslag for web.

Lenker

• Lenker skal være hele setninger eller en del av setningen som viser hva lenken går til.
• Det skal være tydelig hva vi lenker til. For eksempel: skjema for omsorgtjenester, regler for bruk av skøytebanen.
• Hvis du må lenke til et dokument? Inkluder informasjon om filtype og gjerne og så filstørrelse.
• Hvis du må lenke til et eksternt pdf-dokument skal du lenke til siden dette dokumentet ligger på.
• Vi lenker ikke overskrifter.
• Vi skriver lenketekst under hvert avsnitt. Ikke lag lenker midt i setninger eller avsnitt.

Alternativ tekst på bilder

• Skriv alltid inn alternativ tekst til bilder.
• Teksten leses opp/vises når musepeker holdes over bildet.
• Viser bildet to hjelpepleiere og en pasient? Skriv "to hjelpepleiere og en pasient" som alternativ tekst.
• Er du usikker på hvordan du legger inn alternativ tekst på et bilde? Vis at du er engasjert og spør om hjelp.

Overskrifter og underoverskrifter

• Lag enkle og beskrivende overskrifter.
• God oppbygging av tekst vil gjøre det enklere å finne frem til informasjonen man er ute etter, både for de med dysleksi, og for de som vil skumlese seg frem til informasjonen de er ute etter.
• Unngå lange avsnitt, skriv så kort og presist som mulig, og bruk overskrifter på riktig måte.
• Ved å dele inn teksten med overskrifter og underoverskrifter, blir det enklere å skumlese og navigere i teksten, uavhengig av om man bruker hjelpemidler eller ikke. 
• Bruk de innebygde stilene i editor, ikke bruk fet skrift for å lage en underoverskrift.

Namsos kommune har mange maler som du kan bruke. Det gjelder maler for Word, PowerPoint og noen spesialprogrammer.

Malene finner du i Word og PowerPoint, men de er også samlet på Sharepointområdet "Namsos".

Malene er universelt utformet, men det er ditt ansvar at innhold i dokumentet er universelt utformet.

• Veiledning på hvordan du finner du malene i Word (skrivebordsversjonen)
• Maler - grafisk profil
• Planmaler og veiledning

Hvis du ikke finner malen du er på leting etter kan du ta kontakt med webredaksjonen.